汉政办发〔2016〕19号

安康市汉滨区人民政府办公室

关于进一步提高视频会议质量的通知

各乡镇人民政府，各办事处，区政府各工作部门、直属机构：

汉滨区视频会议系统自2008年6月投入使用以来，每年正常召开视频会议20次左右，有效降低了会议成本，提高了会议效率，推动了工作落实。但还存在部分镇办信息员更换频繁、不按要求调试设备、设备管理维护不到位、故障处理不及时等问题，导致会议质量不高。为切实增强保障能力，提高视频会议质量，现就有关问题通知如下：

一、建立三项会议保障制度。一是建立视频会议信息员制度。各镇办要确定两名熟悉视频会议系统操作的信息员，按照AB岗设置，负责视频会议设备管理、调试和服务。信息员名单和电话、QQ号、微信号要在3月10日前书面报区信息办，由区信息办负责建立视频会议QQ群、微信群。信息员确定后，原则上不得随意更换，确需更换的，必须书面报送区信息办备案。二是坚持并落实视频会议管理制度。要认真落实2012年制作并悬挂在各分会场的《安康市汉滨区视频会议管理制度》，并将调试时间调整到会议开始前两个小时，会议开始前30分钟不再接受调试申请，提前15分钟参会人员进入会场。凡制度牌损坏的，要尽快按照附件内容重新制作上墙。三是建立技术支撑保障制度。由区信息办负责，接到视频会议通知后，通知3-5个镇办先对系统进行测试，会前与区电子政务统一平台承建商联通公司联系，由联通公司安排技术人员现场提供技术支撑。

二、加强会议设备维护管理。各镇办要切实加强视频会议设备的管理，加强日常维护，发现问题及时处理，难以处理的，要提前联系区信息办或专业公司处理。要坚持专机专用，视频会议计算机、电视、话筒、摄像头等设备不得挪作他用，计算机上不得安装无关的应用软件。鉴于镇办现有设备已使用4年，条件许可的镇办，要加快设备的更新。今后，对于会议开始前报告设备故障的，一律视为缺席。区信息办要切实加强中心机房的管理和监测，每周对相关服务器、网络设备进行检测，及时组织技术人员解决存在问题。

三、认真做好会议过程管理。会议开始后，信息员必须坚守岗位，将视频头调至最佳位置，确保所有参会人员进入画面；会议中设备一旦出现问题，要尽快解决，问题复杂的及时与区信息办联系，寻求解决方案。要进一步严肃会议纪律，参会人员中途不得以任何理由离开会场。中途画面切换一旦出现黑屏、会场无人或人员不齐，均视为提前离会。主持人宣布会议结束后，方可关闭视频并离开会场。凡不按要求调试、设备故障不及时排除、不按要求参会、会议纪律差的，要严肃追求有关责任人的责任。

    四、做好会议组织协调工作。鉴于视频会议调试、准备耗时较长，各有关部门在召开视频会议时，除紧急情况外，早上会议原则上不安排在9点前召开。各镇办在工作日要保证有一名信息员在机关，做好紧急会议的调试。视频会议的通知，采取双线通知，会议组织部门要在会议通知中明确调试时间，区信息办同时通知信息员按时调试，确保调试不出现空档。区上会议组织单位，要安排2名干部，提前一小时到达主会场，督促镇办调试设备和组织参会人员按时进入会场，做好主会场的签到和座位安排，掌握各分会场参会和纪律情况，做好通报会议情况的基础工作。

附件：安康市汉滨区视频会议管理制度

      安康市汉滨区人民政府办公室

      2016年3月3日

  抄送：区委各工作部门，区纪委办公室，区人大常委会办公室，

        区政协办公室，区人武部。

        区法院，区检察院。

  安康市汉滨区人民政府办公室               2016年3月3日印发

附件

安康市汉滨区视频会议管理制度

为保证视频会议效果，提高视频会议质量，特制定本制度。

（一）视频会议室内不得放置与会议无关的办公设施，不得与工作人员办公混用，保持墙壁洁白、地面干净、灯光明亮。

（二）视频会议设备要定期检查，发现问题及时解决。若问题不提前解决，开会时报告设备故障的，一律视为缺席会议。

（三）视频会议室及设备要有专人管理，不得挪作他用，专用电脑不得用于办公或游戏，不得随意安装其他软件，以免互相冲突，影响视频会议效果。

（四）会议开始前两个小时开始调试，会议开始前30分钟主会场不再接受调试申请，不按时调试的，视为缺席会议。

（五）会议开始前15分钟，所有参会人员进入会场，在摄像头正前方就坐，保证主会场能看清参会人员的正面，不得随意坐在两侧或偏远处，不得在会场走动、吸烟，保持会场安静。

（六）标识牌必须放在正中醒目位置，无标识牌或标识牌放置不规范的，主会场点名时不做统计，视为缺席会议。

附PDF文件